Einleitung
Die FRIGOSPED GmbH Internationale Spedition, Sälzerstraße 1, 56235 Ransbach-Baumbach (im Folgenden: „Wir“) ist als Betreiber des Web-Portals „eXpress-o“ die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Nutzer dieses Online-Angebotes. Unsere Kontaktdaten finden Sie in dem Impressum des Online-Angebotes, der Ansprechpartner für Fragen zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist direkt in dieser Datenschutzerklärung genannt.
Wir nehmen den Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer privaten Daten sehr ernst. Wir erfassen, speichern und nutzen Ihre personenbezogenen Daten nur in Übereinstimmung mit dem Inhalt dieser Datenschutzerklärung sowie den anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und den nationalen Datenschutzbestimmungen.
Mit dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie informieren, in welchem Umfang und zu welchem Zweck personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Nutzung des Online-Angebotes verarbeitet werden.
Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person. Hierunter fallen alle Informationen zu Ihrer Identität wie beispielsweise Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Postanschrift. Informationen, die nicht mit Ihrer Identität in Verbindung gebracht werden können (wie zum Beispiel statistische Angaben, etwa zur Anzahl der Nutzer des Online-Angebotes), gelten dagegen nicht als personenbezogene Informationen.
Im Rahmen der Nutzung unseres Web-Portals werden auch personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet. Diese Daten werden von uns grundsätzlich nur zu Zwecken verarbeitet, die im Kontext der Abwicklung von Verkehrs-, Transport-, Liefer- oder Lagerverträgen stehen.
Bei der Erhebung von personenbezogenen Daten müssen nur die Daten verpflichtend angegeben werden, die zwingend erforderlich sind. Darüber hinaus können weitere Angaben möglich sein, wobei es sich dann um freiwillige Angaben handelt.
Verarbeitung personenbezogener Informationen
Ihre Angaben werden von uns auf besonders geschützten Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Diese sind durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen geschützt. Der Zugriff auf Ihre Daten ist nur wenigen, befugten Personen möglich. Diese sind für die technische, kaufmännische oder redaktionelle Betreuung der Server zuständig. Trotz regelmäßiger Kontrollen ist ein vollständiger Schutz gegen alle Gefahren jedoch nicht möglich.
Ihre personenbezogenen Daten werden verschlüsselt über das Internet übertragen. Wir verwenden für die Datenübertragung eine TLS- / SSL-Verschlüsselung (Transport Layer Security / Secure Socket Layer).
Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Informationen grundsätzlich nur zur Erbringung der von Ihnen gewünschten Leistungen bzw. zur Erfüllung solcher Pflichten, die auf einer vertraglichen Grundlage mit Ihnen basieren. Soweit im Rahmen der Leistungserbringung von uns externe Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt deren Zugriff auf die Daten auch ausschließlich zum Zwecke der Leistungserbringung. Durch technische und organisatorische Maßnahmen stellen wir die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben sicher und verpflichten auch unsere externen Dienstleister hierauf.
Wir geben darüber hinaus die Daten nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung an Dritte weiter, insbesondere nicht zu Werbezwecken. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur, wenn Sie selbst in die Datenweitergabe eingewilligt haben oder soweit wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher bzw. gerichtlicher Anordnungen hierzu berechtigt oder verpflichtet sind. Dabei kann es sich insbesondere um die Auskunftserteilung für Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr oder zur Durchsetzung geistiger Eigentumsrechte handeln.
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten selbst oder durch Dienstleister in Staaten außerhalb der Europäischen Union übermitteln, halten wir die besonderen Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO hierfür ein und verpflichten auch unsere Dienstleister auf die Einhaltung dieser Regelungen. Wir werden Ihre Daten daher nur vorbehaltlich des durch die DSGVO gewährleisteten Schutzniveaus in Staaten außerhalb der Europäischen Union übermitteln. Dieses Schutzniveau wird insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (hinsichtlich des Datenaustauschs mit den USA unter dem EU-US Privacy-Shield auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission vom 12.07.2016) oder durch Verwendung von Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 c) DSGVO gewährleistet.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, weil dies zur Erfüllung eines Vertrages oder im Rahmen eines vertragsähnlichen Verhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung verarbeiten, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
Als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung kommt weiter Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO in Betracht, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist und dabei Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten nicht den Schutz der personenbezogenen Daten erfordern.
Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung weisen wir immer darauf hin, auf welche Rechtsgrundlage wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stützen.
Datenlöschung und Speicherdauer
Wir löschen bzw. sperren Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich immer dann, wenn der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann aber darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch rechtliche Vorgaben, denen wir unterliegen, vorgesehen ist, etwa im Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. In einem solchen Fall löschen bzw. sperren wir Ihre personenbezogenen Daten nach dem Ende der entsprechenden Vorgaben.
Nutzung des Web-Portals
Informationen über Ihren Computer
Bei jedem Zugriff auf unser Web-Portal erheben wir unabhängig von Ihrer Registrierung folgende Informationen über Ihren Computer: die IP-Adresse Ihres Computers, die Anfrage Ihres Browsers sowie die Zeit dieser Anfrage. Außerdem werden der Status und die übertragene Datenmenge im Rahmen dieser Anfrage erfasst. Wir erheben auch Produkt- und Versionsinformationen über den verwendeten Browser und das Betriebssystem des Computers. Die IP-Adresse Ihres Computers wird dabei nur für die Zeit der Nutzung des Online-Angebotes gespeichert und im Anschluss daran gelöscht oder durch Kürzung anonymisiert. Die übrigen Daten werden für eine begrenzte Zeitdauer gespeichert.
Wir verwenden diese Daten für den Betrieb des Online-Angebotes, insbesondere um Fehler festzustellen und zu beseitigen, um die Auslastung des Online-Angebotes festzustellen sowie um Anpassungen oder Verbesserungen vorzunehmen. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Einsatz von Cookies
Für unser Online-Angebot kommen – wie auf vielen Webseiten – Cookies zum Einsatz. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und bestimmte Einstellungen sowie Daten zum Austausch mit dem Online-Angebot von uns über Ihren Browser speichern. Ein Cookie enthält in der Regel den Namen der Domain, von der die Cookie-Datei gesendet wurde sowie Informationen über das Alter des Cookies und ein alphanumerisches Identifizierungszeichen.
Cookies ermöglichen es uns, den Computer von Ihnen zu erkennen und eventuelle Voreinstelllungen sofort verfügbar zu machen. Wir nutzen verschiedene Cookies zur Erreichung dieses Zweckes.
Essenzielle Cookies ermöglichen grundlegende Funktionen und sind für die einwandfreie Funktion der Website erforderlich. Hierin ist auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO zu sehen.
Die meisten Browser sind so eingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie benachrichtigt, sobald Cookies gesendet werden. Es ist außerdem möglich, bereits gespeicherte Cookies manuell über die Einstellungen des Browsers zu löschen. Bitte beachten Sie, dass Sie unser Web-Portal unter Umständen nur eingeschränkt oder gar nicht nutzen können, wenn Sie die Speicherung von Cookies ablehnen oder notwendige Cookies löschen.
Registrierung
Um die Nutzung des Web-Portals zu ermöglichen, richtet Frigosped für seine Kunden bzw. Geschäftspartner zunächst einen Administratoren-Account ein. Insoweit muss der Administrator die im Rahmen der Registrierung abgefragten Daten mitteilen, namentlich seinen Titel, Vor- und Nachname, sein Geschlecht sowie dessen Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Zudem erfassen wir Datum und Uhrzeit der Registrierung und die IP-Adresse. Anschließend kann der Kunde bzw. Geschäftspartner unter strenger Berücksichtigung der Vorgaben der Nutzungsbedingungen des Web-Portals seinen Mitarbeitern den Zugang zu dem Portal ermöglichen. Insoweit wird mit jeder Nutzung des Web-Portals das Datum und die Uhrzeit der Nutzung des Portals sowie Ihre IP-Adresse von uns erfasst. Ermöglicht Ihnen der Kunde bzw. Geschäftspartner den Zugang zu dem Portal unter Nutzung eines individuellen Accounts, werden darüber hinaus ggf. noch folgende Daten durch uns erfasst: Titel, Vor- und Nachname, Ihr Geschlecht sowie Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Dies hängt insbesondere davon ab, welche Angaben Sie bei der im Einzelfall erfolgenden Registrierung, die der Kunde bzw. Geschäftspartner eigenverantwortlich durchführt, Sie getätigt haben. Für die insoweit seitens des Geschäftspartners bzw. Kunden erfolgende Datenverarbeitung, etwa zu Dokumentationszwecken, trifft Frigosped keine datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten zur Registrierung ist bei einer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Soweit Sie sich zur Erfüllung oder Anbahnung eines Vertrags bei uns registrieren, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
Die im Rahmen der Registrierung als Pflichtfeld abgefragten Informationen sind zur Erfüllung oder Anbahnung eines Vertrags mit uns über bestimmte Leistungen erforderlich.
Mit der Registrierung wird für Sie ein Benutzerkonto angelegt. Die Daten in dem Benutzerkonto werden bei uns solange gespeichert, wie eine aktive Kundenbeziehung bzw. Geschäftspartnerschaft besteht. Sie können jederzeit die Löschung Ihres Kundenkontos verlangen.
Kommunikation mittels des Web-Portals
Das von uns bereitgestellte Web-Portal bietet Ihnen die Möglichkeit des elektronischen Informationsaustausches mit uns. Im Rahmen dieses Informationsaustausches, insbesondere des Uploads und der Hinterlegung von Dokumenten, werden verschiedene Daten generiert und von uns verarbeitet. Hierbei handelt es sich einerseits um Daten, die in technischer Hinsicht zur Bereitstellung des elektronischen Datenaustausches erforderlich sind. Hierzu zählen etwa Ihre IP-Adresse sowie Informationen über Ihren Browser.
Wenn Sie den Upload-Service nutzen, werden die von Ihnen hochgeladenen Dokumente erst nach Ihrer aktiven Freigabe in Ihrem Namen an uns weitergeleitet. Zwecks der Prüfung von Vollständigkeit und Lesbarkeit der hochgeladenen Informationen werde diese gegebenenfalls von uns technisch geprüft.
Darüber hinaus können Dokumente, die Sie uns im Rahmen der Nutzung unseres Web-Portals zur Verfügung stellen, personenbezogene Daten enthalten. So können beispielsweise Abliefernachweise und Rechnungen Ihren Vor- und Nachname sowie Anschriften enthalten.
Bei sämtlichen vorbezeichneten Daten handelt es sich um solche, die wir zur Erfüllung oder Anbahnung eines Vertrages verarbeiten. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten bildet daher Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
Die Daten werden bei uns solange gespeichert, wie sie zur Erfüllung des Vertrags erforderlich sind. Darüber hinaus speichern wir diese Daten zur Erfüllung nachvertraglicher Pflichten und aufgrund von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum. Diese Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres.
Google Maps
Im Zusammenhang mit der Nutzung unseres Web-Portals besteht grundsätzlich auch die Möglichkeit der Nutzung des Karten-Dienstes Google Maps. Bei diesem handelt es sich um einen Dienst von Google Ireland Limited, Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Irland („Google“). Die unserem Online-Angebot eingebundenen Karten werden entsprechend der Vorgaben von Google direkt bei Google abgerufen, so dass Google im Rahmen der Anzeige der Karte immer auch Ihre IP-Adresse erhält. Google nutzt außerdem für die verschiedenen Dienste Cookies, die ebenfalls dazu genutzt werden können, Ihr Nutzerverhalten auszuwerten. Zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen beinhalten die Nutzungsbedingungen für den Kartendienst datenschutzrechtliche Regelungen, die Ihrem Schutz dienen. Die Nutzungsbedingungen von Google für den Kartendienst finden Sie unter https://www.google.com/intl/de_US/help/terms_maps.html, allgemeine Erläuterungen von Google zum Datenschutz sind abrufbar unter https://policies.google.com/privacy?hl=de&gl=de. Rechtsgrundlage für die Einbindung des Kartendienstes ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung von Kartenmaterial zu detaillierten Dokumentation des Status von Aufträgen.
Kundenspezifische Datenverarbeitung
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Informationen im Hinblick auf die Abwickelung von Transport-, Verkehr-, Speditions- und Lagerverträgen nur innerhalb unseres Unternehmens und verbundener Gesellschaften und geben diese lediglich dann an unsere Vertragspartner weiter, wenn und soweit dies zur Abwicklung von Aufträgen bzw. geschäftlicher Kontakte erforderlich ist.
Für die Auftragsabwicklung arbeiten wir mit verschiedenen Unternehmen im Kontext von Logistikdienstleistungen zusammen. So geben wir gegebenenfalls Kontaktdaten (Name und Anschrift) an das jeweilige Transportunternehmen weiter, das mit der Ausführung des Auftrags beauftragt wurde. Wir sorgen dabei dafür, dass auch unsere Partner die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, denn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung des Vertrags mit Ihnen erforderlich.
Die Daten werden bei uns solange gespeichert, wie sie zur Erfüllung des Vertrags erforderlich sind. Darüber hinaus speichern wir diese Daten zur Erfüllung nachvertraglicher Pflichten und aufgrund von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum. Diese Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres.
Geschäftspartnerspezifische Datenverarbeitung
Um den Status von Aufträgen kontinuierlich zu erfassen, besteht grundsätzlich die Möglichkeit, eine mobile Anwendung zu benutzen, mit deren Hilfe sichergestellt werden soll, dass ein flexibler Zugriff auf das Web-Portal während der Auftragsausführung erfolgen kann. So sollen etwa Standortdaten erfasst sowie Dokumente zeitnah und flexibel in das Web-Portal überführt werden können.
Im Zusammenhang mit der Nutzung der mobilen Anwendung können verschiedene Datenkategorien verarbeitet werden. Wird die mobile Anwendung genutzt, wird insbesondere die Rufnummer des zum Einsatz kommenden mobilen Endgerätes bei uns gespeichert. Des Weiteren können mittels der Anwendung Statusdaten und damit auch Standortdaten kommuniziert werden. Zu diesem Zweck kann auch ein Zugriff auf die jeweils auf dem mobilen Endgerät installierte Karten-Anwendung erfolgen.
Statusdaten können durch GPS-Daten konkretisiert werden. Dies setzt aber in jedem Fall voraus, dass der Mitarbeiter die GPS-Funktion der mobilen Anwendung selbst aktiviert. Im Hinblick auf die Übermittlung von Standortdaten obliegt es dem Geschäftspartner gemäß Ziffer 9.6 der Nutzungsbedingungen „eXpress-o“, die erforderliche rechtliche Grundlage zu schaffen.
Weiterhin erfordert der Upload von Dokumenten einen Zugriff auf die Kamerafunktion des mobilen Endgerätes sowie in begrenztem Umfang auch auf die entsprechenden Speicherkapazitäten des Endgerätes.
Neben den Daten, die für die technische Nutzung der mobilen Anwendung erforderlich sind, insbesondere die IP-Adresse und Rufnummer des Endgerätes, werden gegebenenfalls auch Standortdaten von Mitarbeitern unserer Geschäftspartner (Fahrer) verarbeitet. Diese werden von uns nur solange gespeichert, bis der Auftrag vollständig abgewickelt wurde. Auch der Zugriff auf die jeweiligen mobilen Endgeräte erfolgt lediglich, um die zuvor beschriebenen Funktionen zu gewährleisten und endet unmittelbar nach dem Upload von Dokumenten bzw. der Zurverfügungstellung des Lieferstatus.
Die Bereitstellung der mobilen Anwendung erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, die Abwicklung des jeweiligen Auftrags so effektiv und unbürokratisch wie möglich zu gestalten. Hierin liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Die Löschung der insoweit anfallenden Daten erfolgt nach vollständiger Erledigung des Auftrags; gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben jeweils unberührt.
Ihre Rechte und Kontakt
Wir legen großen Wert darauf, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten möglichst transparent zu erläutern und Sie auch über die Ihnen zustehenden Rechte zu informieren. Wenn Sie nähere Informationen wünschen oder die Ihnen zustehenden Rechte ausüben wollen, können Sie sich jederzeit bei uns melden, damit wir uns um Ihr Anliegen kümmern.
Betroffenenrechte
Bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen umfangreiche Rechte zu. Zunächst haben Sie ein umfangreiches Auskunftsrecht und können gegebenenfalls die Berichtigung und/oder Löschung bzw. Sperrung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Sie können auch eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen und haben ein Widerspruchsrecht. Im Hinblick auf die uns von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten steht Ihnen außerdem ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu.
Wenn Sie eines Ihrer Rechte geltend machen und/oder nähere Informationen hierüber erhalten möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice. Alternativ können Sie sich außerdem an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.
Widerruf der Einwilligung und Widerspruch
Eine einmal von Ihnen erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft frei widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Ansprechpartner hierfür sind ebenfalls unser Kundenservice und unser Datenschutzbeauftragter.
Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht auf einer Einwilligung beruht, sondern aufgrund einer anderen Rechtsgrundlage erfolgt, können Sie dieser Datenverarbeitung widersprechen. Ihr Widerspruch führt zu einer Überprüfung und gegebenenfalls Beendigung der Datenverarbeitung. Sie werden über das Ergebnis der Überprüfung informiert und erhalten – soweit die Datenverarbeitung dennoch fortgesetzt werden soll – von uns nähere Informationen, warum die Datenverarbeitung zulässig ist.
Datenschutzbeauftragter und Kontakt
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt, der uns in datenschutzrechtlichen Themen unterstützt und an den Sie sich auch direkt wenden können. Für Fragen bezogen auf unseren Umgang mit personenbezogenen Daten oder weitere Informationen zu datenschutzrechtlichen Themen stehen Ihnen unser Datenschutzbeauftragter zur Verfügung:
Beratungshaus Jens Protze, An der Hauptstraße 4a, 04720 Döbeln, jens.protze@t-online.de
Beschwerden
Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns nicht im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung oder den anwendbaren Datenschutzbestimmungen erfolgt, steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Sie können sich bei unserem Datenschutzbeauftragten beschweren. Der Datenschutzbeauftragte wird die Angelegenheit dann prüfen und Sie über das Ergebnis der Prüfung informieren.
Weitere Informationen und Änderungen
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Der Stand dieser Datenschutzerklärung wird durch die Datumangabe (unten) kenntlich gemacht. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Eine Änderung erfolgt insbesondere bei technischen Anpassungen des Online-Angebotes oder bei Änderungen der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Die jeweils aktuelle Version der Datenschutzerklärung ist immer direkt über das Online-Angebot abrufbar. Wir empfehlen Ihnen, sich regelmäßig über Änderungen dieser Datenschutzerklärung zu informieren.
Stand dieser Datenschutzerklärung: Juni 2020